Mitarbeiter*in für Technische Beschaffung/Vergabemanagement und technische Dokumentation (m/w/d)

Die Olympiastadion Berlin GmbH betreibt und vermarktet das Olympiastadion Berlin im Auftrag des Landes Berlin. Wir schenken Fans von Fußball, Show und Leichtathletik unvergessliche Momente. Wir sind Gastgeber von Welt- und Europameisterschaften, dem jährlichen DFB-Pokalfinale, der Fußball-Bundesliga, hochkarätigen Konzerten und Musikfestivals sowie Leichtathletikevents wie dem ISTAF.

Wir suchen eine/n Mitarbeiter*in für Technische Beschaffung/Vergabemanagement und technische Dokumentation (m/w/d).

In dieser Rolle begleitest Du Beschaffungs- und Vergabeprozesse von der ersten Projektidee bis zur Rechnungsfreigabe. Dabei verbindest Du technische, kaufmännische und vergaberechtliche Fragestellungen, berätst unsere technischen Fachbereiche und gestaltest moderne Beschaffungs- und Dokumentationsstandards aktiv mit.

Deine Aufgaben:

• Operative Durchführung einer wirtschaftlichen, transparenten und rechtssicheren Beschaffung von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen
• Planung, Durchführung und Dokumentation von Beschaffungs- und Vergabeverfahren einschließlich Mitwirkung bei der Erstellung von Vergabeunterlagen, Angebotsauswertung und Vorbereitung von Vergabeentscheidungen.
• Sicherstellung einer strukturierten und rechtssicheren Dokumentation sowie Pflege und Weiterentwicklung digitaler Ablagestrukturen.
• Mitwirkung bei Vertragsgestaltung, Vertragsmanagement sowie Nachtrags- und Claim-Prüfungen.
• Prüfung von Auftrags- und Leistungsgrundlagen sowie Koordination der Rechnungsfreigabe einschließlich erforderlicher Nachweise und Dokumentationen.
• Überwachung von Budgets, Auftragswerten und Vertragsständen sowie kontinuierliche Weiterentwicklung interner Beschaffungsprozesse und Standards.
• Beobachtung und Bewertung von Entwicklungen im Vergabe- und Beschaffungswesen sowie Ableitung entsprechender Handlungsempfehlungen.
• Pflege von Stammdaten im CAFM-System
• Mitwirkung bei der operativen Umsetzung der Arbeitsschutzorganisation für unsere Büro- und Handwerksarbeitsplätze

• eine abgeschlossene Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium mit Bezug zu Facility Management, Bauwesen, Technik, Wirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung

• sicherer Umgang mit Microsoft Office
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Grundkenntnisse Englisch in Wort und Schrift
• analytisches Denkvermögen und strukturierte Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein sowie ein gutes Verständnis für regelkonforme und wirtschaftliche Prozesse
• Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, technische, wirtschaftliche und rechtliche Anforderungen verständlich zu vermitteln
• Freude an der Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartner*innen sowie ein freundliches und offenes Auftreten
• Wünschenswert sind Kenntnisse in technischem Einkauf und Beschaffungsmanagement, Vergaberecht sowie vergaberechtsnahen Beschaffungsverfahren im Facility Management.

Was wir bieten:

• Unbefristete Festanstellung (35 bis 40 Stunden)

• flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten u.a. im Rahmen unserer Zertifizierung „Beruf und Familie“

• 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche)

• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Arbeiten an einem der bekanntesten Veranstaltungsorte Deutschlands

• Modernes Büro direkt im Olympiastadion Berlin

• Zuschuss zum Deutschlandticket, Job-Lunch und andere Benefits

• Betriebliche Altersvorsorge

• Diensthandy inkl. Vertrag, auch zur privaten Nutzung

• Kostenlose Parkplätze

• Lunch-Angebot im stadioneigenen Restaurant

• Ein engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen und viel Gestaltungsspielraum

Wir wertschätzen Vielfalt und freuen uns über Bewerbungen aller qualifizierten Personen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Identität.